Un cliente che non paga ti costa due volte: la merce o il lavoro che hai già dato, e i mesi che passerai a rincorrerlo. Un fornitore che sparisce con l’acconto ti costa l’acconto e il tempo per rifare tutto da capo.
Eppure la maggior parte dei contratti si firma sulla base di un sito web fatto bene, di una telefonata convincente e di una partita IVA scritta su una email. Nessuna di queste tre cose dice se hai davanti un’azienda solida.
Ecco cosa controllare, in che ordine, e cosa ti dice davvero ogni documento.
Passo 1 — L’azienda esiste davvero?
Sembra una domanda banale. Non lo è: una partita IVA può essere cessata da anni e comparire ancora su un sito, su una fattura o su un preventivo.
La visura camerale ordinaria ti dice in un colpo solo: se l’impresa è iscritta al Registro delle Imprese, da quando, dove ha sede, che attività svolge davvero, e soprattutto se risulta attiva — oppure cessata, sospesa, in liquidazione.
Ti basta la partita IVA. Cerca l’impresa e scarica la visura.
Un dettaglio che sfugge quasi sempre: controlla la data di iscrizione. Una società costituita tre settimane fa che ti chiede una fornitura da ventimila euro con pagamento a novanta giorni merita qualche domanda in più.
Se il fornitore è estero
Per le partite IVA di altri paesi europei esiste il VIES, il registro comunitario: se l’operatore non è iscritto lì, non puoi fatturare in esenzione e rischi di doverti accollare l’IVA. È una verifica gratuita e va fatta sempre, prima della prima fattura.
Passo 2 — Chi firma ha il potere di impegnare l’azienda?
Questo è il controllo che salva più contratti, ed è quello che quasi nessuno fa.
Nella visura camerale c’è la sezione degli amministratori e dei poteri di firma: dice chi può obbligare la società e fino a quale importo. Capita spesso che un procuratore possa firmare fino a cinquantamila euro, e oltre serva il consiglio di amministrazione.
Se il contratto lo firma qualcuno che non ne ha il potere, e domani la società non paga, quel contratto potrebbe non valere nulla contro di lei. Il problema diventa tuo, non suo.
Due cose da confrontare, sempre: il nome di chi firma deve comparire fra chi ha i poteri, e l’importo deve rientrare nei limiti indicati.
Passo 3 — È in una procedura?
Fallimento — che dal 2022 si chiama liquidazione giudiziale — concordato preventivo, liquidazione coatta: sono tutte situazioni iscritte al Registro delle Imprese e visibili nella visura, con il tribunale, la data di apertura e il nome del curatore.
Se un’azienda è in liquidazione giudiziale, chi tratta con te non è più l’imprenditore ma il curatore, e i pagamenti seguono regole completamente diverse. Firmare senza saperlo significa mettersi in coda dietro a tutti gli altri creditori.
Attenzione a una distinzione che conta: “cessata” non vuol dire “fallita”. Un’impresa può chiudere regolarmente, pagando tutti. La visura ti fa vedere la differenza.
Passo 4 — Ha già lasciato debiti in giro?
La visura camerale ti dice com’è fatta l’azienda. Non ti dice se paga.
Per quello servono altri registri, e la buona notizia è che sono pubblici:
I protesti — assegni e cambiali non pagati. È il segnale più diretto di un’inadempienza già avvenuta, e la verifica è gratuita: ti basta la denominazione della società. Verifica protesti gratis.
Le pregiudizievoli — ipoteche giudiziali e pignoramenti. Significa che qualcuno ha già ottenuto un titolo dal giudice e sta escutendo i beni. È molto più grave di un protesto.
Le procedure — a carico dell’azienda o dei suoi soci e amministratori.
Il Report Negatività (9,90 €) le controlla tutte e tre insieme, più il coinvolgimento in procedure di altri soggetti. Ti serve la partita IVA, e arriva via email in pochi minuti.
Non fermarti ai protesti. Un’azienda può essere pulita sui protesti e avere allo stesso tempo la sede pignorata o essere appena entrata in concordato: sono registri diversi, e il protesto è solo il più conosciuto.
Passo 5 — Come sta economicamente?
Le società di capitali depositano il bilancio ogni anno, ed è un documento pubblico. Non serve essere commercialisti per trarne tre indicazioni utili:
Il patrimonio netto. Se è negativo, la società ha eroso il capitale: è un campanello d’allarme serio.
L’andamento dei ricavi. Confronta due o tre anni: un fatturato che si dimezza racconta qualcosa.
La data dell’ultimo deposito. Un bilancio non depositato da due anni è di per sé un segnale — le aziende in difficoltà spesso smettono di depositare.
Il bilancio si richiede insieme alla visura, dalla stessa ricerca impresa.
Se non è una società ma un privato o una ditta individuale
Cambia il registro, non la logica. Per un imprenditore individuale la visura camerale c’è comunque, ma è più scarna: niente bilanci, niente capitale sociale.
In quel caso pesano di più le verifiche sulla persona: protesti, pregiudizievoli e — se vuoi sapere se c’è un patrimonio aggredibile in caso di insoluto — gli immobili intestati (8,00 €).
La differenza sostanziale: una S.r.l. risponde con il suo capitale, un imprenditore individuale risponde con tutto il suo patrimonio personale. È un rischio diverso, in entrambe le direzioni.
Quanto costa, in pratica
| Verifica | Cosa ti dice | Costo |
|---|---|---|
| Protesti | se ha già lasciato insoluti | gratis |
| Visura camerale | esiste, è attiva, chi firma | da 10,00 € |
| Report Negatività | protesti, pignoramenti, procedure | 9,90 € |
| Bilancio | come sta con i numeri | da 10,00 € |
Trenta euro prima di una fornitura da ventimila. È il premio assicurativo più conveniente che esista, e a differenza di un’assicurazione lo paghi una volta sola.
Quando conviene farle davvero
Non serve una verifica completa per ogni fattura da duecento euro. Conviene quando:
— l’importo è rilevante per te — non in assoluto, ma rispetto al tuo fatturato;
— concedi pagamento dilazionato, cioè fai credito;
— versi un acconto prima di ricevere;
— è un rapporto continuativo che durerà mesi;
— il contatto è arrivato a freddo, senza che nessuno te l’abbia presentato.
E c’è un caso in cui va fatta sempre: quando la controparte ha fretta. La fretta di firmare è il segnale d’allarme più sottovalutato che esista.
Domande frequenti
Posso verificare un’azienda senza che lo sappia?
Sì. Registro delle Imprese, protesti, bilanci e conservatorie sono pubblici registri, consultabili da chiunque abbia un interesse legittimo. Valutare una controparte contrattuale lo è.
Basta la partita IVA?
Sì, per tutte le verifiche sull’impresa. Se il soggetto è una persona fisica serve il codice fiscale.
Ogni quanto vanno rifatte?
Le verifiche fotografano un momento. Per un rapporto continuativo che vale molto, rifarle una volta l’anno è ragionevole — o subito, se noti ritardi nei pagamenti che prima non c’erano.
Il DURC serve?
Il DURC attesta la regolarità contributiva verso INPS e INAIL. È obbligatorio negli appalti pubblici e in edilizia, e utile ovunque affidi lavori: un’azienda che non paga i contributi ai propri dipendenti raramente è in buona salute.
Se scopro qualcosa di negativo devo rinunciare?
Non necessariamente. Significa cambiare le condizioni: pagamento anticipato invece che a novanta giorni, fideiussione, fornitura frazionata. Il rischio non si elimina, si governa — ma solo se lo conosci prima di firmare.
Questa guida ha finalità informativa e non costituisce consulenza legale o finanziaria. I documenti citati sono estratti da pubblici registri e vanno utilizzati nel rispetto della normativa sulla protezione dei dati personali.